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Colaboración con agencias de traducción

Trabajar con agencias de traducción puede ser (y debería ser) una experiencia positiva, siempre y cuando encuentres las agencias adecuadas.

En este artículo exploraremos algunas de las ventajas derivadas de tener una relación saludable con las agencias de traducción, así como consejos para tener una comunicación más eficiente con ellas. Como veremos a continuación, la conclusión fundamental es que resulta esencial mostrar profesionalidad, no solamente en el trabajo que se realiza, sino en la imagen que se proyecta.
Alina Cincan
Alina Cincan es una traductora con más de diez años de experiencia. Es miembro del Chartered Institute of Linguists y moderadora de los exámenes de acceso para el Institute of Translation and Interpreting del Reino Unido. Además de ser directora ejecutiva de Inbox Translation, Alina también realiza ponencias para eventos del sector de la traducción, compartiendo sus conocimientos y promoviendo buenas prácticas.

En marzo de 2015 participé como ponente en la Translation and Localization Conference, en Varsovia (Polonia), y el tema de mi presentación fue «Working with Translation Agencies – Benefits for Clients and Translators Alike» («Colaboración con agencias de traducción: ventajas tanto para clientes como para traductores»). ¿Por qué escogí este tema? Hay dos razones fundamentales: en primer lugar, y estoy segura de que muchos traductores son conscientes de ello, en ocasiones se pinta a las agencias de traducción como las malas de la película del sector, y quiero demostrar que esa es una imagen que no se corresponde con la realidad. Por supuesto que hay malas agencias, pero también hay malos traductores, contables, abogados, etc.

Por supuesto que hay malas agencias, pero también hay malos traductores, contables, abogados, etc.

En segundo lugar, cuando estaba buscando un tema para la conferencia, decidí hacer una encuesta entre los traductores con los que colaborábamos, pidiéndoles que nos dijeran qué le preguntarían al director de una agencia de traducción si tuvieran la oportunidad. El 72 % de los encuestados mostró interés en obtener más información sobre cómo funcionaban nuestros mecanismos internos (por ejemplo, los procesos de solicitud de colaboración, selección de CV, asignación de proyectos, etc.). Eso fue lo que me impulsó a escoger este tema.

Colaboración con una agencia de traducción: nuestra perspectiva

Solicitudes con un toque personal

El proceso de solicitud es el primer paso, el primer contacto entre un traductor y una agencia. Aunque suene a cliché, ya sabes lo que se suele decir: las primeras impresiones cuentan. O mejor aún, «nunca tendrás una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión». Se han realizado numerosos estudios que demuestran que no hacen falta más de siete segundos para formarse una opinión. Por tanto, es importante ser como el pájaro rojo de la foto y destacar entre la multitud. Para ello, hay varias cosas a tener en cuenta y, por supuesto, otras muchas que debemos evitar a toda costa.

Estoy segura de que en algún momento de tu carrera profesional has recibido algún email que comenzaba con las palabras: «Estimado/a traductor/a», «Estimados amigos» o, peor aún, algo del estilo de «Estimado proveedor de servicios». Seguramente no te hiciera demasiada gracia recibir esos mensajes y lo más probable es que decidieras ignorarlos y no contestar. De la misma forma, si envías un correo a una agencia de traducción utilizando fórmulas como «Estimado/a Gestor/a de Proyectos», «A la atención de RR. HH.», «Estimados Sres.» u otras similares, lo más probable es que lo ignoren. ¿Por qué? Porque reciben cientos parecidos todos los días y todas las semanas.

¿Cómo puedes asegurarte de que el tuyo no termine en la papelera de reciclaje y reciba la atención que se merece? En realidad tan solo hace falta investigar un poco para averiguar quiénes son las personas encargadas dentro de la agencia. Al darle un enfoque personal a tu mensaje, les estarás haciendo ver que es con ellos con quienes quieres trabajar (y no simplemente con cualquier agencia que se digne a contestarte), y eso es fundamental. En nuestro caso, menos del 4 % de los correos de presentación que recibimos son personalizados, lo que hace que destaquen respecto al resto. Y ni que decir tiene que contestamos a todos y cada uno de ellos.

Mejorar CV

Una vez que hayas terminado de escribir tu mensaje personalizado, es hora de poner en práctica la «regla de Papá Noel». Seguramente te estarás preguntando en qué consiste esta regla. Pues bien, Papá Noel tiene una lista larguísima de miles de millones de niños de todo el mundo y tiene que leerla con mucha atención para asegurarse de no equivocarse de regalos. Así que si él tiene tiempo para hacerlo, tú no tienes excusa para no emplear unos segundos adicionales en releer tus correos. Y no solamente al enviar una solicitud de colaboración. Créeme, te lo dice alguien que lo ha aprendido a fuerza de equivocarse. Desde que por error llamé «Booby» a una persona que se llamaba «Bobby» (booby es otra forma de llamar a alguien «idiota» en inglés), te puedo asegurar que leo mis correos dos y hasta tres veces antes de enviarlos.

Una vez que hayas terminado de escribir tu mensaje personalizado, es hora de poner en práctica la «regla de Papá Noel».

Sigue siempre las instrucciones

¿Qué quiero decir con esto? Si tu objetivo es enviar una solicitud de colaboración o registrarte como traductor con una agencia, emplea un par de minutos en comprobar qué procedimiento utilizan.

¿Es necesario enviarles un correo? ¿Tienen un formulario? De esta forma te asegurarás de que:

  • La solicitud llegue a la persona apropiada.
  • Nadie pierda el tiempo.

Consigue tus referencias de la forma adecuada

Uno de los requisitos de nuestra agencia (y de muchas otras) es pedir referencias. Déjame darte un consejo muy importante: pídele siempre permiso a la persona que quieres que te dé su referencia antes de compartir sus datos de contacto, y vuelve a recordárselo tan pronto como los hayas enviado. Algunas empresas tienen la política de no dar referencias, y si es el caso, tu solicitud puede acabar siendo rechazada. Además, es muy posible que a esa persona no le haga ni pizca de gracia que divulgues sus datos sin su permiso.

Sácale el máximo partido a tu CV

El CV es una parte esencial del proceso de solicitud de colaboración. Un CV bien escrito resalta tus aptitudes y, una vez más, hace que destaques. Pero, ¿cuáles son las características de un buen CV? Este es un tema complejo y con mucha miga, pero hay varias pautas generales que conviene seguir.

Combinación de idiomas: lo primero que una agencia necesita saber es la combinación de idiomas en la que trabajas. Por tanto, no escondas este dato al final del CV (en mi opinión, el formato Europass no es en absoluto ideal para los traductores). Asegúrate de destacarlo, ponlo en la parte superior del CV, o incluso en el mismo nombre del archivo (Alina_Cincan_traductora_ENRO).

Otro aspecto importante es hacer un CV a tu medida dependiendo de si estás empezando o si ya eres un traductor experimentado. La función del CV es hacerte destacar y ayudarte, no ponerte trabas.

Un problema que suelen encontrar los traductores noveles es el de la pescadilla que se muerde la cola. Puesto que acaban de terminar la carrera (o tienen poca experiencia), les cuesta recibir suficientes proyectos, lo que a su vez implica que sea complicado obtener más experiencia. Si este es tu caso, ¿qué puedes hacer para obtener experiencia y a la vez mejorar tu CV?

Hay varias cosas que te pueden ayudar cuando estás empezando: por ejemplo hacer traducciones voluntarias para alguna organización.

Hay varias cosas que te pueden ayudar cuando estás empezando: por ejemplo hacer traducciones voluntarias para alguna organización (cómo escoger los proyectos adecuados para ofrecer traducciones voluntarias es otro tema sobre el que podríamos hablar largo y tendido) y apuntarse a cursos de formación continua (por ejemplo, como los cursos en línea que ofrece eCPD Webinars). Ambas opciones tienen un peso importante y muestran que el traductor está comprometido con esta apasionante profesión. También puede ser muy útil tener un blog para mostrar tus destrezas a la hora de escribir (puesto que los traductores también tienen que ser buenos escritores), así como tus conocimientos y tu pasión.

Otro aspecto digno de mención en lo que respecta a los CV: deben ser concisos y relevantes. En el momento de preparar la presentación para la Translation and Localization Conference, el CV más largo que habíamos recibido hasta la fecha era de 16 páginas. Si te acabas de quedar de piedra, agárrate bien al asiento, porque poco después recibimos un CV que pulverizó ese récord, con nada más y nada menos que ¡86 páginas! Ese CV enumeraba (probablemente) todos los proyectos en los que había trabajado el traductor. No solo eso, sino que proporcionaba una lista con 52 nombres, y los respectivos datos de contacto de los clientes con los que había trabajado, algo para lo que dudo que tuviera permiso. Nadie leerá nunca un CV de tal longitud. De hecho, es importante que no supere las dos páginas. Por supuesto que puedes enumerar proyectos en los que hayas trabajado, pero limítate a los más importantes o relevantes. Y mi consejo es nunca incluir los datos de contacto de un cliente en el CV.

CV PDF

En lo que se refiere al formato, la mejor opción es .pdf por dos razones fundamentales:

  • Mantendrá el formato y el diseño (al contrario que Word, ya que las diferentes versiones de MS Office pueden mostrar formatos diferentes e incluso crear una apariencia desordenada).
  • Hará más difícil que seas víctima de una estafa o que roben tu CV e incluso tu identidad. Según el Translator Scammers Directory, hay casi 4000 CV falsos o robados en circulación (es posible que haya más que aún no se hayan identificado). No ayudes a los estafadores proporcionándoles fácil acceso al tuyo.

Y por último, no olvides aplicar de nuevo la regla de Papá Noel.

Consejo: recomiendo encarecidamente el libro electrónico gratuito de Marta Stelmaszak sobre CV, puesto que está dirigido específicamente al sector de la traducción.

¿Sirve para algo hacerse miembro de organizaciones profesionales?

Otro aspecto sobre el que los encuestados querían obtener más información era la importancia de la afiliación a organizaciones profesionales: ¿Es importante? En pocas palabras, sí, lo es.

Ser miembro de una organización de traductores profesionales muestra tu compromiso.

Para entrar un poco más en detalle, en mi opinión, la única desventaja de ser miembro de una organización profesional quizá sea el coste. Sin embargo, las numerosas ventajas compensan esta única desventaja. Dos de los puntos a favor más importantes son los siguientes: ser miembro de una organización de traductores profesionales muestra tu compromiso. Muestra que lo que haces no es simplemente una afición, sino una profesión (lo cual, como no es de extrañar, es una de las definiciones que aparecen en el diccionario para describir a un profesional). Una segunda ventaja muy importante que merece la pena destacar es que la mayor parte de estas asociaciones organiza eventos, conferencias y cursos de formación continua que te ayudarán a crecer profesionalmente.

Sin duda, a la hora de elegir una asociación no cabe duda de que los traductores e intérpretes tienen mucho donde elegir. Sin embargo, esto puede suponer una desventaja: ¿Cuál(es) escoger? En mi opinión, depende de dónde vivas y de dónde provenga la mayor parte de tu trabajo. En España destaca Asetrad (Asociación Española de Traductores, Correctores e Intérpretes), en el Reino Unido recomendaría CIoL (Chartered Institute of Linguists) e ITI (Institute of Translation and Interpreting).

Algunos traductores mencionaron Proz. Aunque no es una mala idea crearse un perfil, conviene recordar que Proz es más un portal de empleo que una asociación. Sin embargo, puede ser una plataforma muy útil para traductores en cuanto a establecer contactos, intercambiar ideas, dar y recibir consejos, encontrar clientes, etc.

Para ayudarte a escoger una asociación, hemos creado (y cuando digo «hemos» me refiero a Inbox Translation) una lista de recursos que enumera todas las asociaciones profesionales de traductores e intérpretes del mundo, con enlaces a sus páginas web y una breve descripción que te facilitará la tarea a la hora de seleccionar aquellas que encajen mejor con lo que buscas. Podrás acceder a ella a través de nuestra página web, en la sección «Resources»).

En lo que respecta a la asignación de proyectos, hay una pregunta recurrente: ¿qué es más importante?: ¿Las cualificaciones? ¿La experiencia? ¿Las organizaciones profesionales a las que se pertenezca? ¿Las tarifas? ¿La especialización? Permíteme que conteste con una de las frases favoritas de los traductores: depende del contexto (o del proyecto).

Trabajar CON y no PARA las agencias

Otra encuesta que hice entre los traductores reveló algunas de las razones por las que no les gustaba trabajar con agencias (ver gráfico a continuación).

 

Inconvenientes de las agencias de traducción

Mirando los resultados, en mi opinión, si aceptas tarifas con las que no estás conforme, fechas límite que te cuesta cumplir, relaciones con las que no estás cómodo y condiciones de pago que no te convienen, lo que estás haciendo en realidad es trabajar PARA una agencia.

Para cambiar el enfoque hacia lo que sería trabajar CON una agencia, necesitas darte cuenta de que estamos hablando de negocios, con dos partes implicadas, y ambas partes están en igualdad de condiciones; necesitan ser colaboradores, de forma que ninguna de las partes se vea obligada a aceptar a regañadientes las condiciones de la otra.

Esto me lleva a mi siguiente punto: la importancia de tener un contrato por escrito, ya sea una orden de compra o unas condiciones generales de contratación (poquísimos traductores nos han enviado un documento de términos y condiciones para que lo firmemos). Según tengo entendido, algunas asociaciones como ITI tienen un contrato estándar que sus miembros pueden utilizar. Es posible que también se dé el caso en otras asociaciones.

Ventajas de trabajar con una agencia de traducción

Ventajas para los traductores

La misma encuesta que indicó las desventajas de trabajar con una agencia mostró también las ventajas que tiene este tipo de colaboración: trabajo regular, conocimiento de la industria (por ejemplo, no es necesario explicar conceptos como memoria de traducción o herramientas TAO), gestión de proyectos, trabajos interesantes, marketing (dejando tiempo para que el traductor haga lo que mejor se le da: traducir), pago, una buena relación, responsabilidad de cara al cliente, revisión…

Ventajas de las agencias de traducción

Los conceptos de pago y relación aparecen en ambas listas, seguramente porque los traductores que los nombraron en la lista de ventajas habrán encontrado una agencia con la que están a gusto trabajando. Todo el mundo puede encontrar una buena agencia. Lo único que hace falta es investigar un poco (no dudes en preguntar, existen multitud de foros y grupos apropiados para ello) y quizás negociar en caso de que no estés completamente de acuerdo con las condiciones que te ofrezcan.

Ventajas para los clientes

En lo que respecta a los clientes finales, las ventajas parecen ser muy obvias:

  • Evaluación y selección de traductores

Como mencioné anteriormente, se calcula que hay cerca de 4000 CV falsos o robados en circulación. Es más que probable que los clientes finales no sean conscientes de este problema. De hecho, incluso el 14 % de las agencias de traducción no son conscientes del mismo (datos presentados por João Roque Dias en la conferencia de ATA en 2014), por lo que es mucho más difícil que alguien de fuera del sector esté al tanto de esto y pueda identificar a potenciales estafadores. Por tanto, parece lógico encomendar esta tarea a alguien del sector.

Escoger el traductor adecuado para el proyecto adecuado no siempre resulta sencillo. Es cierto que si el cliente final trabaja con un tipo de material y una combinación de idiomas específicos, lo mejor sería encontrar un traductor autónomo. Sin embargo, si tiene contratos legales, material de marketing y manuales técnicos que traducir, es más práctico que una agencia de traducción encuentre y escoja el traductor adecuado.

  • Proyectos multilingües, plazos de entrega más cortos o mayor volumen

Estas son situaciones en las que el cliente saldrá beneficiado si colabora con una agencia de traducción, puesto que este tipo de proyectos consume mucho tiempo y requiere bastante coordinación.

Por último, pero no por ello menos importante: Eres un profesional, pero, ¿proyectas esa imagen?

¿Qué es lo que define a un profesional? Esta es una cuestión compleja y con múltiples matices. En octubre de 2015 realicé una presentación en un evento organizado por el Chartered Institute of Linguists del Reino Unido, en la que toqué algunos de estos aspectos. También realicé una presentación sobre el tema en la primera conferencia internacional de APTRAD en Portugal en junio de 2016. Es un asunto sobre el que podría hablar largo y tendido, pero lo resumiré en una palabra: comportamiento. Tanto en el mundo en línea como cara a cara, la forma en la que te comportas tendrá consecuencias en tu negocio (positivas o negativas). En Inbox Translation hemos trabajado con algunos traductores porque llegaron recomendados por otros. Sin embargo, si eres el tipo de persona que siempre tiene una actitud negativa y se queja constantemente de los clientes y compañeros de profesión, no esperes muchas recomendaciones. Crear una buena red de contactos puede ser muy beneficioso para tu negocio, pero la imagen que proyectas a esa red de contactos es fundamental.

Si eres el tipo de persona que siempre tiene una actitud negativa y se queja constantemente de los clientes y compañeros de profesión, no esperes muchas recomendaciones.

En resumen, es esencial proyectar una imagen profesional (desde el correo de presentación hasta el CV o aquellas cosas que hacen que destaques). Esto no solamente te resultará útil a ti personalmente, sino que ayudará a todo el sector, aumentando la concienciación general y elevando los estándares.

Trabajar con una agencia y no para una agencia conlleva muchas ventajas. Desde el punto de vista de la agencia, también nosotros nos beneficiamos de una excelente relación profesional y, por supuesto, una excelente relación produce excelentes resultados, lo cual redunda también en beneficio del cliente final.

Tanto si trabajas con agencias como si lo haces directamente con clientes finales, asegúrate de que tus acciones reflejen tu profesionalidad. Si todos ponemos nuestro granito de arena para aumentar la concienciación y elevar los estándares, podemos hacer que el sector de la traducción sea mejor para todos.

Nota: Una versión de este artículo apareció publicada en alemán por BDÜ (Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer e.V.), en inglés por ITI (Institute of Translation and Interpreting), en francés por SFT (Société française des traducteurs) y en holandés por CBTI-BKVT (Chambre belge des traducteurs et interprètes - Belgische Kamer van Vertalers en Tolken).

Traducido al español por Daniel González Bernardo.

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