La Linterna del Traductor
La voz de Asetrad

De la necesidad, virtud: nuestra primera asamblea virtual

Isabel Hoyos Seijo

Nada más volver de Elche, en junio de 2019, la nueva Junta Directiva tomó una decisión: el de 2020 iba a ser un encuentro muy especial. Sería en Madrid, un lugar bien comunicado, con lo que facilitaríamos el viaje a muchas personas que habían tenido complicado asistir a las últimas asambleas y, además, coincidiría con la Feria del Libro de Madrid, algo que sabíamos que haría una especial ilusión a bastantes socios, que por fin iban a tener la oportunidad de pasarse por nuestra caseta. Después de considerar varias opciones, nos decidimos por el Ateneo, una institución histórica de Madrid. Era un buen momento para ser un poco ambiciosos y programar un encuentro algo más especial, con multitud de ponencias, un par de actuaciones, una jornada de reflexión sobre el futuro de la asociación, la Feria del Libro a un paseo del Ateneo… La nueva junta estaba exultante, sería un gran esfuerzo organizativo, pero si lo planificábamos con tiempo, ¿qué podría salir mal?

Esta es la historia de algo que podía haber salido muy mal, pero terminó siendo un gran éxito para la Asociación en su conjunto.

Isabel Hoyos
Isabel Hoyos Seijo lleva treinta años trabajando como traductora autónoma. Actualmente, cumple lo que ella llama «mi turno de servicio a la comunidad» en la Junta Directiva de Asetrad, de la que es secretaria. Además, es la orgullosa directora de esta revista.

De presencial en mayo a virtual en octubre

En junio de 2019, con todo nuestro entusiasmo, comenzamos a buscar temas y ponentes de interés para nuestros socios y, tras muchos meses de hacer números, hablar con los candidatos, negociar con el Ateneo, las empresas de catering y hasta el sonidista, el 5 de marzo de 2020 presentamos un programa que, modestia aparte, nos había quedado redondito.

Imaginaos nuestras caras cuando, once días después, el 14 de marzo, se declaraba el estado de alarma en España. Reuniones y debates internos, llamadas, consultas con el Ateneo, proveedores, ponentes… El 18 de marzo, dos semanas después de haber anunciado el programa, os tuvimos que dar la noticia de que habíamos decidido posponer todo para celebrarlo entre el 1 y el 4 de octubre, en unas fechas que coincidían con la también pospuesta inauguración de la Feria del Libro de Madrid.

Cada vez estaba más claro que hacer algo presencial era arriesgado y poco recomendable.

Pero las semanas y los acontecimientos seguían transcurriendo, y cada día se iba empañando más nuestra visión de encontrarnos en Madrid. En mayo, era ya evidente que tendríamos que tomar decisiones más drásticas. Por un lado, ante todo, era necesario preservar la seguridad de junteros, ponentes y socios, y cada vez estaba más claro que hacer algo presencial era arriesgado y poco recomendable. Por otro, había que preservar los derechos de los socios, y no sabíamos a ciencia cierta si sería legal una asamblea telemática o si, llegado el caso, habría que celebrar la asamblea presencialmente con un aforo reducido para cumplir los mínimos legales.

Además, estaba la vertiente tecnológica: suponiendo que no hubiera ningún impedimento legal, tendríamos que buscar una plataforma pensada para la celebración de este tipo de reuniones. No servían Zoom ni otras aplicaciones de videoconferencia, porque no garantizan la integridad de las votaciones ni la autenticación de los asistentes. Tenía que ser una aplicación específica para estos fines y que, además, se adecuara a los Estatutos. Afortunadamente, tras la experiencia con el maratoniano recuento de Elche, ya habíamos empezado a tantear algunas.

Tampoco sabíamos qué pasaría con nuestro flamante Encuentro Anual, que en marzo estaba ya bien atado. Si era necesario, ¿podríamos celebrarlo en línea, en la nueva plataforma de formación, que ni siquiera habíamos estrenado todavía? ¿Los ponentes se avendrían a un cambio de formato tan radical?

Todo el mundo estaba en shock, no éramos una excepción, pero no podíamos permitirnos que eso nos paralizase. Así, después de meses de haber organizado y planificado al milímetro unas jornadas presenciales de cuatro días de duración y de haberlas programado para dos fechas distintas, con todo lo que eso conlleva, tuvimos que volver a la casilla de salida y nos repartimos como pudimos para cubrir los distintos frentes: el legal, el tecnológico de la Asamblea y el tecnológico del Encuentro Anual. Todo el mundo estaba en shock, no éramos una excepción, pero no podíamos permitirnos que eso nos paralizase.

La vertiente legal

Estábamos ya en junio y todavía no teníamos claro si podíamos celebrar una asamblea virtual sin contravenir nuestros Estatutos y sin hacer nada ilegal o que vulnerase los derechos de nuestros socios. Uno de esos derechos es el de participar en la Asamblea General y la Junta Directiva tiene la obligación de garantizarlo… pero el tiempo corría.

Así, nos pusimos a buscar asesoramiento legal e iniciamos una ronda de consultas con varios socios buenos conocedores de los Estatutos y de la legalidad vigente (mil gracias, Javier Sancho, Elena Pérez y Ángela Blum), cuyos consejos fueron muy valiosos, y con un par de abogados. Pero, ya se sabe: pregunta a dos abogados y recibirás tres respuestas, y las opiniones eran muy dispares. Ante cada solución sugerida, nos reuníamos, debatíamos y cambiábamos los planes.

Aprovechamos para agradecer públicamente al despacho Colón de Carvajal su amabilidad y buen hacer.

Al final, la solución vino de un lugar insospechado: a través de una de nuestras compañeras de la junta, un prestigioso despacho de abogados avezado en estas lides, Colón de Carvajal, se ofreció a asesorarnos y a guiarnos en el proceloso mar de los requisitos legales de las asambleas telemáticas… ¡de forma desinteresada! Imaginaos el suspiro de alivio que salió de Secretaría… Aprovechamos para agradecerles públicamente su amabilidad y buen hacer, así como su disponibilidad en unas fechas en las que asociaciones y consejos de administración de media España buscaban asesoramiento por motivos similares a los nuestros.

En Colón de Carvajal no solo nos asesoraron sobre la posibilidad (y conveniencia) de celebrar la Asamblea en formato telemático, sino que nos ayudaron a redactar la convocatoria, que en estos casos es ligeramente distinta de la que utilizábamos nosotros. Incluso nos indicaron qué debíamos retocar en el Reglamento Electoral para, en caso extremo, celebrar unas posibles elecciones telemáticas en 2021. Mientras, se amplió hasta fin de año el alcance del Real Decreto que permitía la celebración de asambleas y juntas de accionistas telemáticas, lo que nos dio una tranquilidad añadida: «solo» quedaba preparar todo el papeleo, contratar la plataforma y —qué divertido— aprender a utilizarla.

La mejor improvisación es la ensayada

Para la celebración de la Asamblea, nos decantamos por Councilbox, entre otras cosas, porque nuestros Estatutos tampoco permitían soluciones demasiado imaginativas (como votaciones que durasen varios días), y queríamos un sistema que garantizase la confidencialidad del acceso. Una vez contratada la plataforma, había que «alimentarla», extraer el censo, corregir errores, retocar toda la documentación, preparar la convocatoria… y ocuparnos de la realización: ensayos, diagramas y ¡hasta esquemas! El desfase entre el streaming (con un retardo de 30 segundos) y las operaciones internas de la plataforma nos volvían locos, pero finalmente, tras no pocas horas de pruebas, con toda la junta involucrada, ya fuera a los mandos o como sufrido público de los simulacros, e incluso con público invitado (gracias, Alicia, Javier y Ángela), conseguimos dominar a La Bestia y organizar un espectáculo digno de los Goya. Por lo minuciosamente preparado, quiero decir (ejem). Tras no pocas horas de pruebas, conseguimos dominar a La Bestia y organizar un espectáculo digno de los Goya.Todo eso, sin olvidar el trabajo en paralelo para pulir los datos de contacto en el censo, dar instrucciones a los socios, y hasta crear una guía del participante para solventar en lo posible los problemas técnicos. Una de las junteras incluso tuvo que contratar más banda ancha in extremis porque la plataforma era un monstruo insaciable.

Mientras tanto, en otra galaxia no muy lejana, nuestra Vocalía de Formación seguía trabajando, paralelamente y a toda mecha, para que la nueva plataforma de formación estuviera lista para el Encuentro Anual, pero sin descuidar la programación formativa habitual. Todo esto, en pleno verano boreal y con todo el mundo de semivacaciones después de unos meses encerrados en casa. Un esfuerzo titánico que requirió muchas horas también y de cuyo resultado no hablaré aquí porque ya lo hace Laura Solana en el artículo que sigue a este.

The show must go on

Llegó el fin de semana, tan temido como esperado. El día anterior al estreno tuvimos un ensayo final para cuestiones técnicas. Peor, imposible: se nos cortaba el streaming continuamente, no nos aclarábamos con los desfases, teníamos problemas con el vídeo… Vamos, lo que no había pasado en las pruebas anteriores. Cartel de la Asamblea Es fácil suponer que llegamos al domingo 4 de octubre con los nervios a flor de piel y bastante preocupadas, aunque supiéramos que aquello había sido un cúmulo de casualidades y que era difícil que se repitiera.

El Día A (de asamblea, claro), cada miembro de la junta sabía cuál era su papel, ya fuera dar la cara frente a las cámaras, estar a los mandos de la plataforma, revisar los mensajes, ayudar a nuestra familia asetradera a entrar en la plataforma, vigilar si llegaban peticiones de ayuda por las redes sociales, estar pendientes por si tocaba pedir la palabra para responder a alguien, avisarnos por el Whatsapp-pinganillo si se nos pasaba algo… Entre nosotras, minutos antes de abrir la sala, comentarios como «¿Y si se aburren y se van?» Entre nosotras, minutos antes de abrir la sala, comentarios como «¿Y si se aburren y se van?»; «Hay demasiado silencio en las votaciones», «¿Y si les contamos chistes?»; «¿Se ve bien mi fondo?»; «¡No os olvidéis de apagar el micro en cuanto entréis!»…

Pero todo salió bien. Tan bien, que los números de asistencia fueron altos y, gracias a la herramienta integrada para enviar mensajes a la junta, si no hubo un récord de participación, poco le faltó. No se produjeron fallos técnicos, no hubo despistes, no nos quedamos en blanco, no se nos fue la luz o internet, la conexión fue impecable… De repente, merecieron la pena las tropecientas horas de ensayo, trabajo y reuniones. Empezaron a llegar las felicitaciones y los agradecimientos, toda la junta estaba exultante. Todo había merecido la pena.

De aquí, al infinito y más allá

Ya no hay vuelta atrás, y aunque volvamos al formato de asamblea presencial, la experiencia nos ha abierto los ojos a otra dimensión.Asetrad ha pasado la prueba: hemos dado el salto a la virtualidad. Puestos a pedir, a lo mejor habría sido más conveniente para todos los implicados que el salto no fuera obligado y con alguien empujándonos por detrás, que hubiera sido decisión nuestra y no de las circunstancias, pero ya no hay vuelta atrás, y aunque volvamos al formato de asamblea presencial —hay que ver lo que nos gusta el pasilleo—, la experiencia nos ha abierto los ojos a otra dimensión, no solo a esta junta (al fin y al cabo las juntas van y vienen), sino a la asociación en su conjunto.

Y lo mejor: ha dejado bien alto el orgullo asetradero. Gracias por la parte que os toca, colegas.

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